Comment bien archiver un projet

juin 8, 2011 par
Categories: EPM 2007, EPM 2010 

Que faire d’un projet terminé ?

La solution la plus simple serait de faire une sauvegarde administrative du projet et de le supprimer des bases « Draft » et « Publish ». Cependant, cette action a pour effet de perdre l’historique du projet dans les reportings. Comment faire, donc, pour conserver les données du projet tout en le rendant invisible aux yeux des ressources (qui ne doivent plus voir ce projet dans leur feuille de temps ni s’affecter à une des tâches) et des chefs de projet (qui ne doivent plus le voir dans le centre de projet, notamment) ?

Voici une procédure qui vous permettra de résoudre cette problématique :

Les étapes pré-requises

Étape 1 : créer un groupe de sécurité pour les utilisateurs qui ne sont pas administrateurs

L’administrateur doit créer un groupe d’utilisateurs qui va contenir tout le monde, exceptés les administrateurs :

  1. Depuis PWA, cliquer sur « Paramètres du serveur »
  2. Dans le groupe « Sécurité », cliquer sur « Gérer les groupes »
  3. Cliquer sur « Nouveau groupe » et le nommer par exemple « Tous sauf admins »
  4. Affecter tous les utilisateurs qui ne sont pas administrateurs à ce groupe
  5. Enregistrer

Étape 2 : créer une catégorie « Archive »

Une fois le groupe de sécurité créé, il faut l’associer à une nouvelle catégorie que nous appellerons « Archive ». Pour ce faire :

  1. Depuis PWA, cliquer sur « Paramètres du serveur »
  2. Dans le groupe « Sécurité », cliquer sur « Gérer les catégories »
  3. Cliquer sur « Nouvelle catégorie » et la nommer « Archive »
  4. Dans la section « Utilisateurs et groupes », affecter le groupe « Tous sauf admins »
  5. Dans les autorisations croisées entre cette catégorie et ce groupe, cliquer sur « Refuser » pour toutes les autorisations
  6. Dans la section « Projets », cocher la case « Uniquement les projets indiqués » sans rien cocher après la phrase « Appliquer les autorisations de sécurité des projets à tous les projets qui répondent aux critères suivants : »
  7. Cliquer sur « Enregistrer »

 

Processus d’archivage

Étape 3 : dé-publier toutes les tâches du projet

Le fait de dé-publier les tâches sert à libérer les feuilles de temps des ressources. Cela n’aura aucun impact sur le travail effectué. Seul l’historique de validation des temps disparaitra.

  1. Ouvrir le projet à archiver dans Project Pro
  2. Insérer la colonne « Publié »
  3. Mettre à « Non » toutes les tâches
  4. Republier le projet
  5. Fermer et archiver le projet

Étape 4 : fermer les mises à jour sur la tâche récapitulative du projet

Il faut par ailleurs fermer les mises à jour sur la tâche récapitulative du projet afin d’éviter la saisie de temps sur cette tâche dans les feuilles de temps (dans le cas où la ressource peut s’affecter à de nouvelles tâches)

  1. Dans PWA, cliquer sur « Paramètres du serveur »
  2. Dans le groupe « Gestion du temps et des tâches », cliquer sur « Fermer les tâches à mettre à jour »
  3. Sélectionner le nom du projet à archiver
  4. Cocher la tâche récapitulative du projet et cliquer sur « Publier »

Étape 5 : ajouter le projet à la catégorie « Archiver »

Une fois que toutes les tâches sont fermées, il faut ajouter le projet à la catégorie créée précédemment :

  1. Depuis PWA, cliquer sur « Paramètres du serveur »
  2. Dans le groupe « Sécurité », cliquer sur « Gérer les catégories »
  3. Sélectionner la catégorie « Archive »
  4. Dans la section « Projets », sélectionner le projet à archiver dans la liste et l’ajouter à la catégorie
  5. Cliquer sur « Enregistrer »

Le projet est ainsi archivé, toujours présent dans la base « Publish » pour les reportings mais invisible aux yeux des ressources et chefs de projet. Seuls les administrateurs peuvent modifier son état.

Commentaires

4 Comments on Comment bien archiver un projet

  1. Libourel Caroline on lun, 14th nov 2011 15 h 46 min
  2. Bonjour,

    J’ai appliqué votre procédure pour archiver un projet, celui-ci disparaît bien de la liste des projets dans le client lourd, par contre il ne disparaît pas de la liste « Ajouter des lignes » dans les feuilles de temps sous PWA?

    Avez vous une solution?

    Merci

    Caroline Libourel

  3. Anthony ETCHANDY on lun, 14th nov 2011 17 h 46 min
  4. L’étape 3 sert normalement à masquer l’ensemble des tâches dans PWA… Quelque chose ne s’est pas bien passé à cette étape.
    - Lorsque vous ouvrez votre projet dans Project Pro et que vous insérez la colonne « Publié », vous avez bien « Non » sur toutes vos tâches ? (attention à bien déplier toutes les tâches récapitulatives)
    - Avez-vous bien republié votre projet après avoir fait cette manipulation ? (pouvez-vous vérifier dans la file d’attente que le job est bien passé ?)

  5. Olivier LAGOUCHE on jeu, 17th nov 2011 12 h 50 min
  6. Bonjour,

    Je suis dans le même cas que caroline, dans les feuilles de temps il est toujours possible, quand un utilistaeur souhaite ajouter une ligne dans sa feuille de temps, de sélectionner le projet (niveau « top level »)
    Il y a t-il un moyen de solutionner ce probleme, sachant sauf erreur de ma part, qu’il n’est pas possible de passer la colonne publié à non sur les taches récapitulatives d’un projet ni sur la tache récapitulative du projet (Niveau 0)

    par avance merci,

    Olivier

  7. Libourel Caroline on ven, 18th nov 2011 15 h 41 min
  8. Bonjour,

    C’est exact comme Olivier, je ne peux pas mettre NON dans la colonne publié pour les tâches récapitulative du projet.

    Merci

    Caroline

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