PPS 2010 – Optimisation du portefeuille (3-3)

mai 10, 2010 par
Categories: EPM 2010, Portfolio 

Nous vous l’avions annoncé, une des grandes nouveautés de la solution PPM 2010 est l’intégration de Project Portfolio Server au sein même de PWA.

Suite aux articles précédents sur la création des Business Driver et leur comparaison deux à deux, nous terminons la série par la dernière étape du procéssus d’optimisation du portefeuille sur PWA 2010 à savoir l’Alignement des projets sur les Driver (« Analyse de portefeuilles » dans PWA)

La finalité de cette étape est d’obtenir une classification des projets selon leur capacité à s’aligner sur les Driver.

Un pré requis à cette hiérarchisation est la création de projets. Voici un exemple de processus de création (un article sera consacré à la création des projets).

Création des projets

Les projets sont crées à partir du menu « Centre de projets » dans la partie « Projets ».

Plusieurs éléments participent à la création des projets :

La proposition initiale : qui contient les éléments d’initialisation du projet à savoir le nom du projet, sa description, la date de démarrage et le tributaire du projet.

La révision de la sélection : dans cette étape sont renseignés d’une part les éléments résumés du projet (les objectifs principaux, les besoins de l’entreprise pour le projet, le coût du projet) et, d’autre part, les éléments détaillés (l’impact géographique, les hypothèses, les objectifs mesurables et les dates proposées et approuvées du projet).

La Sélection de la proposition : l’étape de sélection consiste à évaluer l’impact du projet sur les Business Driver suivant une appréciation (Extrême, Fort, Modéré, Bas ou Aucune évaluation).

Une fois ces éléments complétés, vous pouvez hiérarchiser vos projets et effectuer des analyses de coût et de ressources. Ces différentes parties sont accessibles dans PWA, sous l’onglet « Stratégie / Analyse de portefeuilles ».

Effectuer une analyse de projets

Nous allons créer une nouvelle analyse, puis définir les priorités afin de visualiser le classement des projets. Dans « Analyse de portefeuilles », cliquer sur « Nouvelle » en haut à gauche.

À cette étape, compléter le formulaire qui apparait :

  • Nom et description de l’analyse du portefeuille
  • Service : si cette analyse concerne un service en particulier (la sélection d’un service permet de filtrer les champs et les ressources dans toute l’interface utilisateur).
  • Le type de définition des priorités : indique comment le projet sera hiérarchisé, soit à partir d’une pondération des Business Driver obtenue dans l’étape précédente (Définition des priorités), soit à partir des champs personnalisés.
  • Définir des priorités pour ces projets : sélectionne les projets qui feront partie de l’analyse
  • Planification des ressources chronologiques : en cochant la case, l’analyse des projets prendra en compte la contraintes de disponibilités des ressources. Les champs du tableau ci-dessous apparaissent.

  • Alias des options d’Inclusion focée et Exclusion forcée : liste de choix qui permet de qualifier la décision d’Inclusion / Exclusion.
  • Une fois le formulaire complété, cliquer sur « Définir les priorités des projets » en bas à droite pour valider la création et passer à la définition des priorités des projets.

Une matrice des projets sélectionnés et des Business Drivers faisant partie de la définition des priorités apparait. Cette matrice présente les évaluations d’impact des projets (extrême, fort, modéré, bas, aucun ou inexistant) sur les Business Drivers. Ces évaluations sont préalablement effectuées lors de la création de chaque projet. Dans cette matrice, il est encore possible de modifier ces évaluations.

Cliquer sur «Réviser les priorités », vous obtenez une hiérarchisation des projets par ordre d’importance relative sur une base de 100 %.

Vous venez d’obtenir la hiérarchisation des projets en fonction de leur alignement sur les drivers. En fonction de vos contraintes (budgétaires ou de ressources), vous pouvez obtenir une analyse des projets qui pourront être réalisés. C’est l’objet des paragraphes ci-dessous.

Contrainte 1 : Analyse des coûts

Cliquer sur le bouton « Analyser les coûts » en bas à gauche. Le tableau présente les projets, leur priorité et leur coût. L’outil nomme par défaut « planification » cette analyse initiale.

Pour effectuer une simulation de portefeuilles, attribuer une valeur à votre enveloppe budgétaire dans « Mesures / Limites de coût » à gauche de la page.

En cliquant sur « Recalculer », vous obtenez un scénario proposant les projets retenus dans l’enveloppe budgétaire et les projets exclus (en fonction de leur priorité par rapport aux Business Driver, et leur coût de réalisation). L’outil permet par ailleurs d’ajuster la sélection manuellement en forçant certains projets à rentrer ou sortir de la sélection :

Vous pouvez ensuite sauvegarder votre scénario d’analyse en cliquant sur « Enregistrer sous », sur la barre de navigation.

L’outil permet d’effectuer plusieurs simulations avec des budgets différents et de les comparer entre eux :

Voici un tableau présentant les fonctionalités accessibles dans l’Analyse des coûts.

Contrainte 2 : Analyse des ressources

Dans cette partie nous étudions la faisabilité des projets en fonction de la disponibilité des ressources dont dispose l’entreprise. Cette faisabilité se base sur le scénario de portefeuille issu de l’analyse budgétaire.

Ici, l’analyse se base uniquement sur des ressources de types travail. Elles doivent préalablement être créées dans le « Centre de ressources ».

Sélectionner un scenario par la liste déroulante en haut à gauche. L’outil affiche « planification » sur la liste déroulante en haut à gauche.

Cliquer sur le bouton « Analyser les ressources ». Le tableau présente les projets, leur priorité, et la présence de ressources dans le projet. En fonction de la disponibilité des ressources, certains projets sont réalisables, d’autres non.

Pour optimiser le portefeuille, il est possible de modifier deux paramètres :

  • La date de début de projet : en déplaçant le projet à une date ultérieure, il est possible que les ressources soient disponibles et donc le projet rentrera dans le portefeuille (utiliser les colonnes « date de démarrage » et « Nouvelle date »).
  • Le nombre de ressources disponibles : en embauchant de nouvelles ressources, l’outil réévalue les besoins en ressources des projets non sélectionnés et les inclus ou non dans le portefeuille. Il indique par ailleurs les profils à embaucher (bouton rapport, rapport des ressources embauchées).

De la même manière que dans l’analyse des coûts, il est possible d’effectuer une comparaison de plusieurs scénarios. Pour cela, sauvegarder vos scénarios d’analyse de ressource en cliquant sur « Enregistrer sous », sur la barre de navigation.

Voici un tableau complémentaire à l’ Analyse des ressources.

Ainsi se termine ce dernier chapitre de l’analyse de portefeuille 2010. Nous vous souhaitons bon succès dans la réussite de vos projets avec MS Project 2010!

Commentaires

One Comment on PPS 2010 – Optimisation du portefeuille (3-3)

  1. jacques CHEREF on mer, 13th oct 2010 2 h 59 min
  2. La démarche présentée apparaît, en termes d’optimisation du portefeuille de projets « candidats » assez simpliste et embryonnaire : il s’agit plus de criblage ou de « screening » basé sur des tris successifs mono-critère que d’optimisation globale à proprement parler. En l’occurrence, l’optimisation globale doit prendre en compte, de façon simultanée, N critères « positifs » (alignement sur les value drivers, ROI, etc ) et « négatifs » (coût global, charges h*m, % risque, etc …) et proposer une résolution globale optimale : les outils existent.
    D’autre part, l’effort névralgique porte principalement en amont sur la quantification des critères de chaque projet, ce qui semble être occulté dans l’article présenté.
    Bien cordialement

Dites nous ce que vous pensez...
vous pouvez aussi integrer un avatar!





*

  • Sondage

    Utilisez vous les livrables (EPM) dans votre processus de projet ?

    View Results

    Loading ... Loading ...
  • Tags